Secure supply chains: verzend- en logistieke kosten als belangrijkste succesfactor

Slechts 6 stappen om jouw logistiek te optimaliseren

De volgende 6 tips zijn ontworpen om je te helpen bij het optimaliseren van je verzendprocessen en laten zien welke stappen je moet nemen en wat een alles-in-één boekings- en verzendplatform kan doen om verzendkosten en middelen te minimaliseren.

1. Analyseer de toeleveringsketen: Wat kost de meeste tijd en middelen in mijn verzendproces?

Beoordeel en identificeer de gebieden van verzending die het meest vatbaar zijn voor vertragingen en medewerkers in het bedrijf bezighouden.

Aan het begin van je verzendproces moet je altijd op zoek naar een geschikte verzenddienstverlener en de bijbehorende verzendvoorwaarden. Meestal begin je met een uitgebreide zoektocht op de websites van de individuele vervoerders en probeer je de snelste en/of goedkoopste oplossing te vinden, afhankelijk van je eisen. Dit is tijdrovend, mede omdat de kosten niet altijd transparant worden weergegeven in de vergelijking. Bovendien heb je weinig kans om betrouwbare vervoerders te boeken tegen aantrekkelijke verzendvoorwaarden vanwege lage verzendvolumes en geen contractverplichtingen.

Een multi-vervoerder verzendplatform voor bedrijven kan je hier enorm bij ondersteunen. Na gratis registratie krijg je een overzicht van alle beschikbare verzenddienstverleners en de verzendkosten worden transparant weergegeven in een tabel. En dit alles zonder enige contract- of volumeverplichtingen.

2. Identificeer bevoorradingsbelemmeringen: Wat vertraagt de stroom van mijn goederen?

Identificeer de gebieden in je toeleveringsketen die de stroom van je goederen verstoren. De volgende oorzaken kunnen je verzendproces vertragen of zelfs verstoren, waardoor de beweging van je goederen onbeheersbaar wordt.

• Geopolitieke invloeden (natuurrampen, oorlogen, lockdowns, enz.)

• Onbetrouwbare (onbekende) verzenddienstverleners
• Geen overzicht van levertijden
• Gebrek aan communicatie met je leveranciers en logistieke partners (zie ook stappen 3 en 6)
• Niet-transparante zendingstracking
• Ontbrekende documenten en details in het douaneklaringproces
• Tijdrovend claimsbeheer

Voor al deze uitdagingen raden we aan om samen te werken met ervaren verzendexperts. Zij kunnen veel van het werk uit handen nemen: je krijgt een overzicht van de levertijden tegelijk met de prijsvergelijking. Vanaf de eerste boeking zullen wereldwijd opererende vervoerders zorgen voor je transport en douaneformaliteiten. De ruime keuze aan verzenddienstverleners stelt je in staat om je zending opnieuw te boeken of alternatieve transportroutes te vinden, zelfs in tijden van crisis – met andere woorden, om flexibel te zijn.

Nog een pluspunt: Als je dringende vragen hebt, zoals klachten, is de klantenservice van LetMeShip altijd persoonlijk beschikbaar via telefoon of e-mail. Bij ons zijn er geen vervelende wachtrijen of chatbots die op je wachten, maar echte mensen met expertise op het gebied van logistiek die je snel zullen ondersteunen met je zending.

3. Zorg voor effectieve communicatie: Hoe kan ik taalbarrières en prijsonderhandelingen vermijden bij het boeken van verzending?

Effectieve communicatie is cruciaal voor een geoptimaliseerde toeleveringsketen. Zorg ervoor dat je leveranciers en logistieke partners alle informatie hebben die ze nodig hebben om zendingen op tijd en zonder problemen te verwerken. Dit omvat onder andere de vereiste douanerelevante handelsdocumenten voor import of export, gegevensdetails, maar ook de coördinatie met betrekking tot de geboekte vervoerder en de gemaakte verzendkosten.

Bij het boeken via een B2B verzendplatform hoef je geen vervoerder te selecteren. Jij beslist welke vervoerder je wilt boeken en onder welke verzendvoorwaarden. De benodigde informatie voor de douane wordt ook tegelijkertijd gevraagd, en de geselecteerde vervoerder begeleidt je zending ook door het douaneafhandelingsproces. Als je wilt dat je leveranciers alleen bepaalde vervoerders boeken onder jouw voorwaarden, heb je de mogelijkheid om leveranciers uit te nodigen voor jouw account en dit van tevoren aan te geven. Dit elimineert de noodzaak van prijsonderhandelingen of verschillen in buitenlandse talen en geeft je te allen tijde controle over je verzendkosten. Meer details over de leveranciersaansluiting vind je in stap 6.

4. Planningszekerheid binnen de toeleveringsketen: Welke technologieën en diensten kunnen je ondersteunen bij je verzending?

Op voorhand zou je de verzendvereisten binnen je bedrijf moeten verduidelijken. Een exacte voorspelling van de behoeften kan je helpen om je verzending effectiever te plannen en te beheren. Vooral in de productiesector is het belangrijkste doel om de bevoorrading en daarmee de (voortdurende) bedrijfsvoering te waarborgen.

Dit komt doordat de productie bij industriële bedrijven vaak afhankelijk is van slechts enkele of zelfs maar één leverancier. Het onderwerp van planbaarheid en betrouwbaarheid in verzending is daardoor nog belangrijker.

Vaak zijn de verzendvereisten in het MKB divers en variëren van pakketten tot pallets tot documentverzending, zowel nationaal als internationaal, binnen of buiten de EU. Daarom moet de verzendoplossing voor bedrijven maximale flexibiliteit, transparantie en voorspellende nauwkeurigheid bieden.

De voordelen van een multi-vervoerder verzendplatform zijn duidelijk: in een alles-in-één systeem worden de prijzen en levertijden van alle beschikbare vervoerders voor je zending transparant weergegeven. Met verschillende verzendopties, zoals standaard of express, het verzenden van gevaarlijke goederen of een van onze speciale diensten, zoals luchtvrachtverzending, kun je zowel terugkerende als ad-hoc zendingen op weg helpen. En als alles misgaat, staat onze persoonlijke klantenservice voor je klaar.

5. Automatiseer verzendprocessen: Wat kun je doen om tijd en middelen te besparen?

Om de snelheid en efficiëntie van je toeleveringsketen te vergroten, raden we aan om zoveel mogelijk stappen te automatiseren. Dit geldt ook voor je verzend- en boekingsproces. Dit is vaak tijdrovend en maakt het moeilijk om alle geboekte zendingen en leveranciers bij te houden, vooral in productiebedrijven. Een geautomatiseerd verzendproces – van prijsvergelijking, boeking en tracking tot leveranciersbeheer – kan je helpen fouten te minimaliseren en tijd en middelen te besparen. Een geautomatiseerd verzendproces betekent ook:

• De vervoerder die je inhuurt begeleidt niet alleen je zending veilig van A naar B, maar ook door het douaneproces.

• Gedigitaliseerde handelsdocumenten kunnen eenvoudig op één plek worden geüpload en zijn onmiddellijk beschikbaar voor je vervoerder.
• Vanaf het moment dat je je boeking maakt, ontvang je geautomatiseerde updates over de locatie van je goederen via de geïntegreerde zendingstracking.
• Het factuurarchief bewaart de facturen van al je geboekte vervoerders, zodat je ze op elk moment kunt bekijken/controleren.
• In geval van een klacht kun je snel en eenvoudig de klachtensectie online invoeren.

6. Verbeter leveranciersbeheer: Hoe kan ik mijn leveranciers en leverancierskosten beheren en bijhouden?

Je leveranciers zijn een belangrijke schakel in je toeleveringsketen. Dit maakt het des te belangrijker om hun prestaties te controleren en jezelf de volgende vragen te stellen: Komen mijn goederen op de afgesproken datum aan? Is de kwaliteit van de zending juist? Zijn de verzendkosten redelijk voor mijn bedrijf?

Met een groot aantal leveranciers in verschillende landen is het vaak moeilijk om ze te controleren en de gemaakte transportkosten bij te houden. Vooral als je de zendingen boekt via verschillende vervoerderswebsites in verschillende systemen en ze later moet volgen in de zendingstatus. Dit maakt het bijna onmogelijk om een volledig overzicht te krijgen van de kosten van alle geboekte zendingen, laat staan de tijd die je hieraan moet besteden.

Een verzendplatform dat je in staat stelt al je leveranciers in één systeem te beheren en controleren wordt aanbevolen. Met LetMeShip heb je de mogelijkheid om al je leveranciers, zowel nationaal als internationaal, uit te nodigen voor je account.

De leveranciersaansluiting – Volledige kostenbeheersing

Wanneer je een leverancier uitnodigt voor je account, zijn ze direct gekoppeld aan je account. Dit betekent dat ze boeken onder jouw voorwaarden, die bij ons voor jou zijn opgeslagen. Door zendingen vanuit één bron te boeken, creëer je meer transparantie en ontvang je altijd aantrekkelijke verzendvoorwaarden. Een bijkomend voordeel: je kunt de beschikbaarheid van verzenddienstverleners en diensten controleren en deze aan- en uitzetten, afhankelijk van de leverancier.

Als de accounthouder (beheerder) bepaal jij wat je leverancier wel en niet kan zien. Onder andere kun je de prijsweergave uitschakelen. In dat geval krijgen je leveranciers alleen de beschikbare verzenddienstverleners en het boekingsscherm te zien. Je hebt ook de mogelijkheid om verplichte velden te definiëren voor je eigen procesoptimalisatie. Dit kan bijvoorbeeld de verplichte invoer van een bezorgreferentie zijn, zoals een ordernummer, een leveranciersidentificatie of belangrijke informatie voor je ontvangstproces van goederen. Bepaal of je leverancier alleen naar gespecificeerde adressen kan verzenden en welke vervoerders/diensten beschikbaar zijn voor selectie. De uitgenodigde leverancier ziet geen gevoelige gegevens uit je gebruikersaccount. Als je de meldingsfunctie hebt geactiveerd, ontvang je een bevestigingse-mail met een tracking-link wanneer je een boeking maakt, zodat je altijd een overzicht hebt van alle zendingen van leveranciers.

De facturen worden via jouw account verzonden. Dit betekent dat je op elk moment alle facturen kunt bekijken, aangezien ze naar je opgeslagen adres worden gestuurd, zelfs als je leverancier verantwoordelijk is voor de boeking. Alle zendingen die zijn geboekt door een buitenlandse leverancier worden in het systeem weergegeven als invoerzendingen. Jij blijft de belangrijkste contactpersoon en hebt te allen tijde controle over de diensten en verzendkosten.