Chaînes d’approvisionnement sécurisées : les coûts d’expédition et de logistique en tant que facteur clé de succès.

Seulement 6 étapes pour optimiser votre logistique.

Les 6 conseils suivants sont conçus pour vous aider à optimiser vos processus d’expédition et vous montrer quelles étapes vous devriez suivre et ce qu’une plateforme de réservation et d’expédition tout-en-un peut faire pour minimiser les coûts d’expédition et les ressources.

1. Analysez la chaîne d’approvisionnement : Qu’est-ce qui prend le plus de temps et de ressources dans mon processus d’expédition ?

Examinez et identifiez les domaines de l’expédition les plus susceptibles de subir des retards et d’immobiliser le personnel de l’entreprise.

Au début de votre processus d’expédition, vous devez toujours rechercher un prestataire de services d’expédition approprié et les conditions d’expédition correspondantes. Généralement, vous commencez par une recherche approfondie sur les sites des transporteurs individuels et essayez de trouver la solution la plus rapide et/ou la moins chère, en fonction de vos besoins. Cela prend du temps, notamment parce que les coûts ne sont pas toujours présentés de manière transparente dans la comparaison. De plus, vous avez peu de chances de réserver des transporteurs réputés à des conditions d’expédition attractives en raison de faibles volumes d’expédition et de l’absence d’obligations contractuelles.

Une plateforme d’expédition multi-transporteurs pour les entreprises peut vous soutenir considérablement dans ce domaine. Après vous être inscrit gratuitement, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les prestataires de services d’expédition disponibles, et les coûts d’expédition sont affichés de manière transparente dans un tableau. Et tout cela sans aucun contrat ni engagement de volume.

2. Identifier les goulots d’étranglement de l’approvisionnement : Qu’est-ce qui ralentit le flux de mes marchandises ?

Identifier les domaines de votre chaîne d’approvisionnement qui perturbent le flux de vos marchandises. Les causes suivantes peuvent ralentir voire perturber votre processus d’expédition, rendant le mouvement de vos marchandises incontrôlable.

• Impacts géopolitiques (catastrophes naturelles, guerres, confinements, etc.)

• Fournisseurs de services d’expédition peu fiables (inconnus)

• Aucune vue d’ensemble des délais de livraison

• Manque de communication avec vos fournisseurs et partenaires logistiques (voir également les étapes 3 et 6)

• Suivi d’expédition non transparent

• Documents manquants, détails dans le processus de dédouanement

• Gestion des réclamations chronophage

Pour tous ces défis, nous vous recommandons de travailler avec des experts de l’expédition expérimentés. Ils peuvent vous décharger de nombreuses tâches : vous obtenez une vue d’ensemble des délais de livraison en même temps qu’une comparaison des prix. Dès la première réservation, des transporteurs opérant à l’échelle mondiale se chargeront de votre transport et des formalités douanières. La vaste sélection de prestataires de services d’expédition vous permet de modifier votre envoi ou de trouver des itinéraires de transport alternatifs même en temps de crise, en d’autres termes, d’être flexible.

Un autre avantage : en cas de questions urgentes, telles que des réclamations, le service client LetMeShip est toujours disponible pour vous personnellement par téléphone ou par e-mail. Avec nous, il n’y a pas de files d’attente agaçantes ni de chatbots qui vous attendent, mais de vraies personnes avec une expertise logistique qui vous soutiendront rapidement avec votre envoi.

3. Assurer une communication efficace : Comment puis-je éviter les barrières linguistiques et les négociations de prix lors de la réservation de mon envoi ?

Une communication efficace est cruciale pour une chaîne d’approvisionnement optimisée. Assurez-vous que vos fournisseurs et partenaires logistiques disposent de toutes les informations nécessaires pour traiter les expéditions en temps opportun et sans problèmes. Cela inclut, entre autres, les documents commerciaux nécessaires pour les douanes lors des importations ou des exportations, les détails des données, ainsi que la coordination concernant le transporteur réservé et les coûts d’expédition engagés.

Lors de la réservation via une plateforme d’expédition B2B, il n’est pas nécessaire de sélectionner un transporteur. Vous décidez du transporteur que vous souhaitez réserver et des conditions d’expédition. Les informations requises pour les douanes sont également demandées en même temps, et le transporteur sélectionné accompagne également votre envoi tout au long du processus de dédouanement. Si vous souhaitez vous assurer que vos fournisseurs ne réservent que certains transporteurs selon vos conditions, vous avez la possibilité d’inviter des fournisseurs sur votre compte et de le spécifier à l’avance. Cela élimine la nécessité de négociations de prix ou de divergences dans des langues étrangères et vous donne un contrôle total sur vos coûts d’expédition en permanence. Vous pouvez trouver plus de détails sur la connexion des fournisseurs à l’étape 6.

4. Sécurité de la planification au sein de la chaîne d’approvisionnement : Quelles technologies et quels services peuvent vous soutenir dans votre expédition ?

En amont, vous devriez clarifier les exigences d’expédition au sein de votre entreprise. Une prévision précise des besoins peut vous aider à planifier et à contrôler votre expédition de manière plus efficace. Surtout dans le secteur manufacturier, l’objectif principal est de garantir l’approvisionnement et donc le fonctionnement (continu).

Cela s’explique par le fait que la production dans les entreprises industrielles dépend souvent de seulement quelques fournisseurs, voire d’un seul. Le thème de la planification et de la fiabilité dans l’expédition devient ainsi encore plus crucial.

Souvent, les exigences en matière d’expédition dans les PME sont diverses et vont de l’envoi de colis à celui de palettes, en passant par l’expédition de documents, que ce soit au niveau national ou international, au sein ou en dehors de l’UE. En conséquence, la solution d’expédition pour les entreprises devrait également offrir une flexibilité maximale, une transparence et une précision prédictive.

Les avantages d’une plateforme d’expédition multi-transporteurs sont évidents : dans un système tout-en-un, les prix et les délais de livraison de tous les transporteurs disponibles pour votre envoi vous sont présentés de manière transparente. Avec une variété d’options d’expédition, telles que standard ou express, l’expédition de marchandises dangereuses ou l’une de nos services spéciaux, tels que l’expédition par fret aérien, vous pouvez envoyer à la fois des expéditions récurrentes et ponctuelles. Et si tout échoue, notre service client personnel vous aidera.

5. Automatiser les processus d’expédition : Que pouvez-vous faire pour gagner du temps et des ressources ?

Pour augmenter la vitesse et l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement, nous vous recommandons d’automatiser autant d’étapes que possible. Cela s’applique également à votre processus d’expédition et de réservation. C’est souvent chronophage et rend difficile le suivi de toutes les expéditions réservées et des fournisseurs, en particulier dans les entreprises manufacturières. Un processus d’expédition automatisé – de la comparaison des prix, de la réservation et du suivi à la gestion des fournisseurs – peut vous aider à minimiser les erreurs et à économiser du temps et des ressources. Un processus d’expédition automatisé signifie également :

• Le transporteur que vous mandatez accompagne non seulement votre envoi en toute sécurité de A à B, mais également tout au long du processus douanier.

• Les documents commerciaux numérisés peuvent être facilement téléchargés en un seul endroit et sont immédiatement accessibles à votre transporteur.

• Dès que vous effectuez votre réservation, vous recevez des mises à jour automatisées sur l’emplacement de vos marchandises via le suivi d’expédition intégré.

• L’archive des factures stocke les factures de tous les transporteurs que vous avez réservés, afin que vous puissiez les consulter/vérifier à tout moment.

• En cas de réclamation, vous pouvez accéder rapidement et facilement à la section des réclamations en ligne.

6. Améliorer la gestion des fournisseurs : Comment puis-je gérer et suivre mes fournisseurs et les coûts liés aux fournisseurs ?

Vos fournisseurs sont un maillon important de votre chaîne d’approvisionnement. Il est d’autant plus important de vérifier leur performance et de vous poser les questions suivantes : Mes marchandises arrivent-elles à la date convenue ? La qualité de l’envoi est-elle correcte ? Les coûts d’expédition sont-ils raisonnables pour mon entreprise ?

Avec un grand nombre de fournisseurs dans différents pays, il peut souvent être difficile de les contrôler ainsi que les coûts de transport engagés. Surtout si vous réservez les expéditions via différents sites de transporteurs dans différents systèmes et que vous devez les suivre ultérieurement dans le statut d’expédition. Cela rend également presque impossible d’obtenir une vue d’ensemble complète des coûts de toutes les expéditions réservées, sans parler du temps que vous devez y consacrer.

Il est recommandé d’utiliser une plateforme d’expédition qui vous permet de contrôler et de gérer tous vos fournisseurs dans un seul système. Avec LetMeShip, vous avez la possibilité d’inviter tous vos fournisseurs sur votre compte, que ce soit au niveau national ou international.

La connexion des fournisseurs – Contrôle total des coûts

Lorsque vous invitez un fournisseur sur votre compte, il est directement lié à votre compte. Cela signifie qu’ils réservent selon vos conditions, qui sont enregistrées pour vous chez nous. En réservant des expéditions à partir d’une seule source, vous créez plus de transparence et bénéficiez toujours de conditions d’expédition attractives. Un avantage supplémentaire : vous pouvez contrôler la disponibilité des prestataires de services d’expédition et des services, et les activer ou les désactiver en fonction du fournisseur.

En tant que titulaire du compte (administrateur), vous décidez de ce que votre fournisseur peut voir ou ne pas voir. Vous avez, entre autres, la possibilité de désactiver l’affichage des prix. Dans ce cas, vos fournisseurs ne verront que les prestataires de services d’expédition disponibles et l’écran de réservation. Vous avez également la possibilité de définir des champs obligatoires pour votre propre optimisation de processus. Cela pourrait être, par exemple, la saisie obligatoire d’une référence de livraison, telle qu’un numéro de commande, une identification de fournisseur, ou des informations importantes pour votre processus de réception des marchandises. Déterminez si votre fournisseur peut expédier uniquement à des adresses spécifiées et quels transporteurs/services sont disponibles pour la sélection. Le fournisseur invité ne verra aucune donnée sensible de votre compte utilisateur. Si vous avez activé la fonction de notification, vous recevrez un e-mail de confirmation avec un lien de suivi lorsque vous effectuez une réservation, vous permettant ainsi de toujours avoir une vue d’ensemble de toutes les expéditions des fournisseurs.

Les factures sont envoyées via votre compte. Cela signifie que vous pouvez consulter toutes les factures à tout moment, car elles sont envoyées à votre adresse enregistrée, même si votre fournisseur est responsable de la réservation. Toutes les expéditions réservées par un fournisseur basé à l’étranger sont affichées dans le système comme des expéditions d’importation. Vous restez le principal interlocuteur et avez le contrôle sur les services et les coûts d’expédition en permanence.