Sichere Lieferketten: Erfolgsfaktor Versand- und Logistikkosten

Nur 6 Schritte, um deine Logistik zu optimieren

Die folgenden 6 Tipps sollen Sie bei der Optimierung Ihrer Versandprozesse unterstützen und aufzeigen, welche Schritte Sie beachten sollten und was eine All-in-One Buchungs- und Versandplattform leisten kann, um Kosten und Ressourcen beim Versand zu minimieren.

1. Lieferkette analysieren: Was beansprucht am meisten Zeit und Ressourcen in meinem Versandprozess?

Überprüfen und identifizieren Sie die Bereiche, die beim Versand am anfälligsten für Verzögerungen sind und Personal im Unternehmen binden.

Am Anfang Ihres Versands steht immer die Suche nach einem passenden Versanddienstleister und den jeweiligen Versandkonditionen. In der Regel beginnen Sie mit einer aufwändigen Suche auf den Seiten der einzelnen Carrier und versuchen, je nach Anforderung, die schnellste und/oder kostengünstigste Lösung zu finden. Das ist zeitraubend, nicht zuletzt, weil die Kosten nicht immer transparent im Vergleich abgebildet werden. Hinzu kommt, dass Sie aufgrund geringer Versandvolumina und ohne Vertragsbindung geringe Chance haben, namhafte Carrier zu attraktiven Versandkonditionen zu buchen.

Eine Multi-Carrier Versandplattform für Unternehmen kann dich hierbei enorm unterstützen. Nach der kostenlosen Registrierung bekommen sie direkt eine Übersicht über alle verfügbaren Versanddienstleister und die Versandkosten werden Ihnen in einer tabellarischen Übersicht transparent angezeigt. Und das Ganze ohne Vertrags- und Volumenbindung.

2. Lieferengpässe identifizieren: Was verlangsamt den Versandfluss meiner Waren?

Identifizieren Sie die Bereiche deiner Lieferkette, die den Versandfluss Ihrer Waren stören. Folgende Ursachen können deinen Versandprozess verlangsamen oder gar unterbrechen und können so den Weg deiner Waren unkontrollierbar machen.

• Geopolitische Auswirkungen (Naturkatastrophen, Kriege, Lockdowns, etc.)

• Unzuverlässige (unbekannte) Versanddienstleister

• Keine Übersicht über die Lieferzeiten

• Mangelnde Kommunikation mit deinen Lieferanten und Logistikpartnern (s. auch Schritt 3 und 6)

• Intransparente Sendungsverfolgung

• Fehlende Dokumente, Angaben im Verzollungsprozess

• Aufwändiges Reklamationsmanagement

Bei allen diesen Herausforderungen empfehlen wir Ihnen, mit erfahrenen Versandexperten zusammenzuarbeiten. Diese können Ihnen viel Arbeit abnehmen: So erhalten Sie zeitgleich mit dem Preisvergleich einen Überblick über die Lieferzeiten. Ab der ersten Buchung übernehmen weltweit agierende Carrier Ihren Transport und kümmern sich auch um die Zollformalitäten. Die große Auswahl an Versanddienstleistern erlaubt es Ihnen, auch in Krisenzeiten gegebenenfalls Ihren Versand umzubuchen bzw. alternative Transportrouten zu finden, also flexibel zu sein.

Ein weiteres Plus: Wenn Sie dringende Rückfragen haben, wie etwa bei Reklamationen, steht Ihnen der LetMeShip Customer Service immer persönlich telefonisch oder via E-Mail zur Verfügung. Bei uns erwarten Sie keine nervigen Warteschleifen oder Chatbots, sondern echte Menschen mit Logistik-Know-how, die Sie zeitnah bei Ihrem Versand unterstützen.

3. Effektive Kommunikation sicherstellen: Wie kann ich Sprachbarrieren und Preisverhandlungen bei meiner Versandbuchung vermeiden?

Die effektive Kommunikation ist entscheidend, für eine optimierte Lieferkette. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten und Logistikpartner bei einem Versand über alle notwendigen Informationen verfügen, um die Lieferungen pünktlich und problemlos bearbeiten zu können. Dazu gehören u.a. benötigte zollrelevante Handelsdokumente für Im- oder Exporte, Datenangaben, aber auch die Abstimmung bzgl. der gebuchten Carrier und der anfallenden Versandkosten.

Bei der Buchung über eine B2B-Versandplattform entfällt bereits die Auswahl der Carrier. Denn Sie treffen die Entscheidung, welchen Carrier Sie zu welchen Versandkonditionen buchen. Benötigte Angaben für den Zoll werden hier auch gleich mit abgefragt und der gewählte Carrier begleitet Ihren Versand zudem durch den Verzollungsprozess. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass auch Ihre Lieferanten nur bestimmte Carrier zu Ihren Konditionen buchen, haben Sie die Möglichkeit Lieferanten zu Ihrem Account einzuladen und dies vorab festzulegen. So entfallen Preisverhandlungen oder Unstimmigkeiten in fremder Sprache und Sie haben jederzeit die Kontrolle über Ihre Versandkosten. Mehr Details zur Lieferantenanbindung erfahren Sie in Schritt 6.

4. Planungssicherheit innerhalb der Lieferkette: Welche Technologien und Services können Sie bei Ihrem Versand unterstützen?

Im Vorfeld sollten Sie einmal die Anforderungen an den Versand innerhalb Ihres Unternehmens klären. Denn eine genaue Vorhersage der Bedürfnisse kann Ihnen helfen, Ihren Versand effektiver zu planen und zu steuern. Insbesondere im produzierenden Bereich ist das vorrangigste Ziel, die Versorgung und damit den (laufenden) Betrieb sicherzustellen. Dem Thema Planbarkeit und Verlässlichkeit beim Versand kommt damit noch mehr Bedeutung zu.

Häufig sind die Versandanforderungen in KMU vielfältig und reichen vom Paket- über den Paletten- bis hin zum Dokumentenversand, national wie international, inner- oder außerhalb der EU. Dementsprechend sollte auch die Versandlösung für Unternehmen ein Höchstmaß an Flexibilität, Transparenz und Vorhersagegenauigkeit bieten.

Der Nutzen einer Multi-Carrier Versandplattform liegt klar auf der Hand: In einem All-in-One-System werden Ihnen transparent Preise und Lieferzeiten aller für deinen Versand verfügbaren Carrier angezeigt. Mit einer Vielzahl an Versandoptionen, wie Standard oder Express, dem Versand von Gefahrgut oder einem unserer Special Services, wie dem Luftfrachtversand, können Sie sowohl wiederkehrende als auch adhoc Sendungen auf den Weg bringen. Und wenn alle Stricke reißen, hilft Ihnen unser persönlicher Customer Service.

5. Versandprozesse automatisieren: Was können Sie tun, um Zeit und Ressourcen einzusparen?

Um die Geschwindigkeit und Effizienz Ihrer Lieferkette zu erhöhen, empfehlen wir Ihnen, so viele Schritte wie möglich zu automatisieren. Das gilt auch für Ihren Versand- bzw. Buchungsprozess. Dieser ist häufig zeitaufwändig und erschwert einen Überblick über alle gebuchten Sendungen und Lieferanten, insbesondere in produzierenden Unternehmen. Ein automatisierter Versandprozess – vom Preisvergleich, über die Buchung und Sendungsverfolgung bis hin zum Lieferantenmanagement – kann Ihnen helfen, Fehler zu minimieren und Zeit und Ressourcen zu sparen. Ein automatisierter Versandprozess heißt außerdem:

• Der von Ihnen beauftragte Carrier begleitet Ihre Sendung nicht nur sicher von A nach B, sondern auch durch den Zollprozess.

• Digitalisierte Handelsdokumente können unkompliziert an einer Stelle hochgeladen werden und stehen Ihrem Carrier sofort zur Verfügung.

• Ab Ihrer Buchung bekommen Sie über die integrierte Sendungsverfolgung automatisierte Updates, wo Ihre Ware sich befindet.

• Das Rechnungsarchiv speichert die Rechnung alle Ihrer gebuchten Carrier, so dass Sie diese jederzeit einsehen/kontrollieren können.

• Im Fall einer Reklamation können Sie diese schnell und unkompliziert online eingeben. 

6. Lieferantenmanagement verbessern: Wie kann ich meine Lieferanten und Lieferantenkosten verwalten und überblicken?

Ihre Lieferanten sind ein wichtiges Glied innerhalb Ihrer Lieferkette. Um so wichtiger ist es, deren Leistungen einmal zu prüfen und sich folgende Fragen zu stellen: Kommen meine Waren zum vereinbarten Termin an? Stimmt die Qualität des Versands? Sind die Versandkosten für mein Unternehmen vertretbar?

Bei einer Vielzahl an Lieferanten in unterschiedlichen Ländern kann ihre Kontrolle und die der anfallenden Transportkosten oft schwierig sein. Insbesondere dann, wenn Sie die Sendungen über verschiedene Carrier-Seiten in verschiedenen Systemen buchen und später im Sendungsstatus nachverfolgen müssen. Das macht auch einen Gesamtüberblick über die Kosten aller gebuchten Sendungen nahezu unmöglich, mal abgesehen von der Zeit, die Sie dafür aufbringen müssen.

Hier empfiehlt sich eine Versandplattform, die Ihnen die Kontrolle und Verwaltung aller Ihrer Lieferanten in einem System ermöglicht. Sie haben bei LetMeShip die Möglichkeit, alle Ihre Lieferanten zu Ihrem Account einzuladen, national wie international.

Die Lieferantenanbindung – Volle Kostenkontrolle

Wenn Sie einen Lieferanten zu Ihrem Account einladen, ist dieser direkt mit Ihrem Konto verknüpft. Das bedeutet, dass er zu Ihren Konditionen bucht, die bei uns für Sie hinterlegt sind. Durch die Versandbuchung aus einer Hand schaffen Sie mehr Transparenz und erhalten immer attraktive Versandkonditionen. Ein zusätzlicher Vorteil: Die Verfügbarkeit von Versanddienstleistern und Services kann von Ihnen gesteuert werden und je nach Lieferant ein- und ausgeschaltet werden.

Als Accountinhaber (Administrator) entscheiden Sie darüber, was Ihr Lieferant einsehen kann und was nicht. So können Sie unter anderem die Preisansicht deaktivieren. In diesem Fall werden Ihren Lieferanten lediglich die verfügbaren Versanddienstleister und die Buchungsmaske angezeigt. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Pflichtfelder für die eigene Prozessoptimierung zu definieren. Das könnte beispielsweise die verpflichtende Eingabe einer Lieferreferenz sein, z.B. eine Bestellnummer, eine Supplier-Identifikation, oder eine wichtige Information für Ihren Wareneingangsprozess. Definieren Sie, ob Ihr Lieferant nur an festgelegte Adressen versenden darf und welche Transportdienstleister/Services zur Auswahl stehen. Der eingeladene Lieferant sieht keine sensiblen Daten aus Ihrem Benutzerkonto. WennSie die Benachrichtigungsfunktion aktiviert haben, erhalten Sie bei Buchung eine Bestätigungsmail mit einem Tracking-Link, so haben Sie immer alle Lieferanten-Sendungen im Blick.

Die Abrechnungen erfolgen über Ihren Account. Somit haben Sie jederzeit Einblick in sämtliche Rechnungen, da diese an Ihre hinterlegte Adresse gesendet werden, auch wenn Ihr Lieferant für die Buchung verantwortlich ist. Alle Sendungen, die ein im Ausland sitzender Lieferant bucht, werden im System als Import-Sendungen angezeigt. Sie bleiben der Hauptansprechpartner und haben jederzeit die Kontrolle über Services und Versandkosten.